SharePointとは？

SharePointとは、Microsoft社が提供するファイルや情報共有をチームやプロジェクト間で行うことを目的とした企業向けサービスです。SharePointでは、アップロードし管理しているファイルを複数のユーザーが同時に操作することや、通話機能を用いながら一つの文書を作成することが可能です。

SharePointが、OneDriveやTeamsと比べて優れている点としては、OneDriveでは作成できないポータルサイトを立ち上げられること、Teamsには不向きである大人数での利用が可能であることが挙げられます。自社のビジネススタイルにより特長を使い分けることでより効果的な導入へと繋げられます。

SharePointでできる機能

SharePointでできる機能については、次のようなものが挙げられます。

①社内ポータルサイト作成機能

あらかじめ用意されたテンプレートを活用して社内ポータルサイトを簡単に作成できるという特徴があります。

②コンテンツ管理機能

チームやプロジェクト間で共有しているコンテンツをデータベース上で管理します。

③検索機能

SharePoint上にアップロードされた文書や情報を検索し、すぐに見つけることができます。

④ワークフロー機能

SharePointでは、主に5つのワークフローの作成に対応しています。その5つが、承認ワークフロー、フィードバック収集、署名の収集、３段階の状態管理、発行の承認です。承認ワークフローは、ドキュメントファイル等をメンバーや特定のユーザーに回覧するためのワークフローで承認プロセスを合理化するものです。フィードバック収集は複数のユーザーにフィードバックを求めるときに活用するもの、署名の収集は回覧したユーザーからデジタル署名を集められるものです。3段階の状態管理は、特定のタスクの状態を「アクティブ」「レビュー準備」「完了」の3段階で管理・追跡できる機能です。発行の承認は、基本的な流れは承認ワークフローと同様ですが、目的としては Webページの発行を仔細に管理するのに使用されます。

これらを活用することにより、業務の流れを可視化し、効率化を図ることができます。

⑤リスト活用

SharePoint上のユーザー間で情報共有できるデータの一覧です。誰でもリストの編集・閲覧が可能で、社内の情報や業務の進捗を社員に共有するのに使用できます。例としては、取引先一覧、支店情報、営業日報、予定表等の共有に使用し、効率化を図っています。

以上5つの代表的な機能以外にも、ファイルのバージョン管理を行える文書管理機能やMicrosoft365連携機能、マルチデバイス対応があります。

SharePointで社内ポータルを作るメリット

SharePointでできる機能の1つに、「社内ポータルサイト作成機能」があります。その機能を利用すればSharePointにあらかじめ備わっているテンプレートを使用して、誰でも簡単に社内ポータルサイトの作成が可能です。

そもそも社内ポータルサイトとは、どこからでも自社の情報にアクセスできるように、社内のいたるところに保存されている情報を一つにまとめたWebページのことです。社内で共有したい情報を掲示したり、スケジュールの確認やFAQを設置したりするなど、多様な機能が備わっているため、それぞれの課題に合わせた活用が可能です。

SharePointで社内ポータルサイトを作成するメリットとして代表的なものを3点挙げます。

①Office製品との連携が可能

SharePointにはOffice製品との連携機能が備わっており、TeamsやOneDriveとの連携によりデータを同期したり、複数のユーザーがリアルタイムで同時に編集できたりする機能もあります。

②直感的な操作で作成可能

SharePointには、直感的な操作でサイトを作成できるUIが搭載され、テンプレート等の必要な要素を配置するだけで社内ポータルを作成することができます。HTML/CSSといったコーディングを必要とせず、誰もが簡単に作成できる作成できることが大きなメリットといえるでしょう。

③柔軟性が高い

SharePoint単体で多様な機能を有しているため、自由度の高い社内ポータルサイトを作成することが可能です。また、運用過程で機能やコンテンツを簡単に追加できる点は管理・運営のしやすさにつながります。

SharePointと一緒に社内向けチャットボットを導入しよう

SharePointは単体でも社内の情報共有・コンテンツ管理等の作業を効率化することができますが、チャットボットを併せて導入することによって、さらに高い利便性や使用率の増加を見込めます。

作成した社内ポータルにチャットボットを連携するメリット

①社内ユーザーが必要な情報を探し、問題解決にあたる時間を短縮できる

SharePointとチャットボットを連携することで、必要となった情報や疑問へのアクセスをスムーズにすることができます。　

②質問者・回答者双方の負担軽減

疑問が発生した質問者はよりスムーズに欲しい情報を手に入れることができ、回答者は多く寄せられる質問事項について回答する労力を削減できます。また、SharePointと連携することで、チャットボットのみでは解決できない疑問が生じた際に総務部門や情報システム部門などの担当者に引き継ぎやすいというメリットもあります。

③SharePointの利用率・利便性を向上できる

いつでも対応可能であるチャットボットを導入することで、社内ポータルサイトを利用するハードルを下げ、利用率を高めることができます。また、連携により社員への浸透率が上がり、チャットボットを別途立ち上げる必要がないため利便性を高めることができます。

④チャットボットへの問い合わせ内容を社内ポータルに集約・蓄積できる

あらかじめSharePointとチャットボットを連携しておくことで、チャットボットへの問い合わせを社内ポータルに蓄積することができます。この蓄積された内容から従業員の疑問点を把握し、社内FAQの更新等に繋げることも可能です。

SharePoint連携可能なおすすめチャットボットはPEP

SharePointとチャットボットを連携して使ってみたい方におすすめなのがPEP。多くの会社で発生している質問はAIが学習しているため、覚えさせる手間なく使用できます。

また、SharePointやそれ以外の外部ツールとの連携も簡単に行うことができ、業務自動化を実現します。

「PEP」の特徴①チャットツールと簡単に連携できる

SharePointのような社内ポータルのほか、Teamsやslack、LINE WORKSなどの社内コミュニケーションツールにチャットボットを設置できます。

社員の方は日常的に利用するツールから、SharePointにアップロードされた資料や顧客情報等をチャットボットで検索することで、あらゆる情報を探す手間を省くことが可能です。また外部ツールとのAPI連携も簡単に行うことができます。

「PEP」の特徴②知識不要でチャットボットを作成可能

構成にプログラミングの知識は不要で、誰でも簡単に操作が可能です。

画面上に用意されているパーツをドラッグ＆ドロップで組み合わせるだけなので、直感的な操作でチャットボットを作成できます。
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