業務自動化とは？ ：基礎知識と進まない要因

近年、働き方の見直しが行われている中で、AIの代替や機械による自動化が急速に普及しています。日々の業務を自動化することは、業務の改革につながるだけではなく、「働く側」としてのメリットも大きく、残業時間の削減やリモートワーク等多様な働き方の推進に繋がります。

しかし、業務自動化を進めたいと思っていても、具体的な行動がわからず、DX推進の歩みが遅くなってしまうことも...。そこで本コラムでは、業務自動化の基礎知識から実際に進めていくプロセスや種類にいたるまで、業務自動化に着手する前に知っていただきたいことをまとめました。

◼️そもそも業務自動化って？

業務の自動化は、これまで人の手で行なっていた業務を、IT技術を使い代替してもらうことを指します。単純な反復作業や事務作業を、システムやツールに任せることで、人の手よりも正確で速い仕事が期待できます。また、工場や発電所などでは、人がやると危険度の高い作業をロボットに行なってもらうというような物理的な自動化も存在します。

自動化は、省人化やコスト削減にも高い効果を発揮するため、企業にとって優先度の高いタスクであるといえるのです。

【用語集】業務の自動化に必要な基礎知識

◼️DX

DXは、「デジタルトランスフォーメーション」の略で、直訳では「デジタル変革」という意味になります。広義には、デジタル技術を社会に浸透させ、人々の生活を良いものに変革するという意味を持ちますが、ビジネスという文脈においては、企業がAIやIoT、ビックデータなどのデジタル技術を用いて、業務フローの改善や新たなビジネスモデルの創出を行うことを指します。さらにそれによって、企業の競争優位性を維持し、企業風土の変革を実現することがDXの重要なテーマとなっています。

◼️RPA

RPAは、ロボットによる業務自動化のことです。PC上で行う業務を自動化するものであり、PCやソフトウェア上で動くソフトウェアの総称です。システムの管理や、データ登録、ウェブ上での情報収集等を行うことができます。

◼️OCR

OCRは、「工学的文字認識」の略で、手書きの文字や印刷された文字を、スキャナやカメラに読み取ることで、コンピュータが利用できるデジタルの文字コードに変換する技術のことです。単に文字を読み取るだけでなく、レイアウトや画像認識も行うことができます。古いデータが紙メディアとして保存されている場合、ペーパーレスやデータ活用を行う上で必要な技術といえます。

◼️AI

AIとは、人工知能のことであり、「人が実現する知覚や知性を人工的に再現するもの」という意味合いが込められています。コンピュータサイエンスや医学など様々な分野で使われるAIですが、明確な定義はなく、精度や機能に合わせて活用されています。また、「ディープランニング」と呼ばれるコンピュータ自身が膨大なデータを読み解き、相関や規則を見つけ出す仕組みにより、AIの精度が大きく向上し、急速に注目を集めるようになりました。

◼️IoT

IoTとは、Internet of Thingsの略であり、モノがインターネットを通じて通信することを指します。従来インターネットに接続されていなかった住宅や車、家電製品等のモノが、ネットワークでサーバーやクラウドと接続され、情報の共有が可能となりました。身近なIoT技術には、安否確認機能のついたポットやスマートスピーカーが挙げられます。

◼️マクロ

マクロとは、アプリケーションソフト上で「複数の操作をまとめて必要に応じて呼び出せる機能」のことです。Excelの自動化で使われ、データ集計や分析等の作業を自動化します。

なぜ自動化は進まないのか

業務の自動化は、求められているにも関わらず、取り組みがうまくいかなかったり、進まなかったりするケースがよくあります。実際にうまくいかない要因を知ることで、業務自動化の着手におけるつまずきを無くしておきましょう。

要因① 業務の実態把握が疎かになっている

実際の現場レベルの業務実態が把握できていないまま自動化を進めると、自動化推進側と現場に乖離が生まれ、導入効果が発揮できなくなってしまいます。また、業務のヒヤリングに時間を取れなかったり、マニュアルが更新されていなかったりと、自動化以前の業務見直しが必要な場合もあります。

要因② 自動化の優先順位をつけていない

自動化にも、向いている業務と向いていない業務が存在します。その見極めに時間をかけ過ぎると、導入に時間ばかりがかかり自動化を進めるのが難しくなってしまいます。あらかじめ、どの部署のどの作業を自動化すると高い効果を得られそうか検討しておく必要がありそうです。

要因③ 導入後の効果が見えにくい

自動化・効率化の作業は、どうしても効果が不透明になりがちです。主観的な効果ではなく、定量的な効果が見られるツールを導入するのも一つの手です。

業務自動化の方法：プロセスや注意すべきポイント

業務を自動化するプロセスを学ぼう

業務を自動化するためには、踏むべきプロセスがあります。ここでは、具体的な流れについてお伝えしますので、導入する際の一助にしてください。

step1 自動化の対象となる業務をリスト化しよう

社内の部署や業務を細かく洗い出した上で、自動化の対象となる業務を決めます。自動化に適しているのは、データ化していて、ルールが明確である単純業務です。こういった条件を満たす業務を探していくをリスト化しやすいでしょう。

以下に、自動化できる業務の具体例を部門別にまとめました。

全体

・システムへの登録

・情報収集

・顧客情報管理

・日報作成・提出

営業

・見積書の作成

・受注管理

・営業資料検索

・販売状況管理

総務

・定型の書類作成

・取引先の業務内容確認

経理

・仕訳業務

・経費精算

・入金・支払金のチェック

人事

・人事考査表の集計

・労働時間管理

step2 利用したい自動化ツールの選定をしよう

自動化といっても様々なツールがあるため、必要な機能や予算と照らし合わせて、適切なツールを選定しましょう。

step3 小さい範囲でスモールスタート

自動化ツールが自社にあっているのか、効果があるのかという点は、実際にやらないと判断しにくい点でもあります。そのためバックオフィスの一部の部署や、会計システムのみ等、最低限の範囲でスモールスタートするのがおすすめです。

step4 導入後の効果・課題を洗い出そう

step3でスモールスタートした後は、必ずその効果や課題を振り返り、再度検討を行う必要があります。その過程を経ることで、大規模な導入後のギャップをなくしたり、より良い自動化ツールへの変更を検討したりすることができます。

step5 本格的にスタート

従業員の満足度や費用対効果が実感できたら、本格的な導入をスタートさせましょう。単に導入するだけでなく、利用してもらうための説明や環境の準備をする必要があります。

step6 スタートする上でのルールを策定しよう

導入後の問題発生時の対応や、どの部門がシステム管理を行うか等のルールを策定しておく必要があります。特に、問題発生時の相談先はあらかじめ決めておきましょう。

自動化を成功させるために注意すべきポイント3つ

業務自動化を成功させるためには、上記でご紹介したプロセスや進まない要因を頭に入れた上で、3つの注意すべきポイントを押さえておくことが大切です。

point1 全業務をスリム化・マニュアル化しておく

業務自体に無駄が多かったり、手順がはっきりしていなかったりすると自動化の障壁となるほか、自動化のコストも増大します。自動化に着手する前に、全業務を洗い出し、スリム化・マニュアル化を進めておくことが必要です。

point2 現場レベルで導入目的の周知を図る

スムーズな運用を行うためには、目的をはっきりと現場レベルまで認識してもらう必要があります。業務自動化にかかる工数が、通常業務にプラスされるため、目的やメリットが明確でないとかえって手間や負担が大きいように感じてしまうからです。指導時間を確保したり、マニュアルを作成したりと周知を図る体制を整えましょう。

point3 達成目標を明確にする

業務自動化に着手する前に、部門別、業務別などの細かい範囲で「削減時間」「削減コスト」といった定量的な目標を定めることが大切です。

始めやすい！業務自動化の第一歩を踏み出すならAIチャットボットのPEP

業務自動化のハードルは確かに低くはないですが、企業や組織の未来にとって大きな成果をもたらします。特に、企業や組織に変化をもたらす点としては、将来的な労働力不足に対応できることと、企業としての環境をよりよくできることの2点です。今、業務自動化に踏み出すことで、人的リソースの有効な活用のノウハウを得て、近い未来想像される人材不足にいち早く対応できます。また、働きやすさの向上や利益のあげやすい環境へ変化できれば、働く従業員にとっても魅力的な企業へと成長できるでしょう。

業務の自動化を検討しているのであれば、まずは業務を分析しスモールスタートを考えてみてもいいかもしれません。

チャットボットはスモールスタートに向いているツールです。さまざまな使い方ができ、工数を取られがちな社内の問い合わせ対応も代行可能です。PEPは、のチャットボットを誰でも簡単に作成できる機能や、答えられなかった問い合わせを一覧にしメンテナンスできる機能があります。

PEPの特徴① 導入後のサポートが充実

PEPでは単にツールを導入するだけでなく、業務効率化、業務上の課題解決に向け、立ち上げ～運用を丁寧にサポートします。

たとえば、立ち上げ時は必ずキックオフミーティングを実施し、課題感のすり合わせを行います。またお持ちのQ＆Aをいただければ最適なシナリオ構成などをご提案し、初期作成支援も実施いたします。

さらに、導入後の効果も定量的に把握できるため、自社にあった運用が可能です。

PEPの特徴② 誰でも簡単にシナリオ作成が可能

シナリオの構成にプログラミングの知識を必要とせず、誰でも簡単に操作可能です。

チャットボットの作成は画面上に用意されているパーツをドラッグ＆ドロップで組み合わせるだけなので、手間をかけずにチャットボットをつくることができます。

また、一部署といった単位でも作成が可能なため、業務自動化の第一歩としての活用もできます。