コラム

社内業務効率化や、社内のデジタル化を推進するために役立つ情報、
PEP活用のヒントなどをご紹介しています。
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スプレットシートとGooglechat Bot連携で今ある業務を効率化


目次[非表示]

  1. Googleスプレッドシートとは? :Excelの無料版
  2. Googlechatbotとは
  3. スプレッドシートとチャットボットを連携しよう
  4. google chat連携可能なAIチャットボットならPEP

Googleスプレッドシートとは? :Excelの無料版

Googleスプレッドシートとは、様々なデータを基にグラフ作成や統計を取ることができる表計算ソフトのことです。有名なものとしてはMicrosoft社の「Excel」がありますが、有償ソフトであるため、代わりとしてGoogleスプレットシートが業務で使われるケースも増えているようです。


また、共有を行えば同時編集も可能で、Googleアカウントを持っていれば誰でも使うことができます。


Googlechatbotとは

近年、リモートワークを導入する企業が増える中で、多くの会社がオンラインでの作業環境を整えるためにクラウドツールを導入しています。GoogleWorkspaceもその選択肢の一つであり、多くの企業が導入しているのではないでしょうか。


GoogleWorkspace内では、GmailやGoogleDrive等のみなさんが聞き馴染みのあるサービスを使用することができます。その一つにGooglechatがあり、チームの作業効率をあげる上で欠かせないツールとなっています。


Googlechatとは

Googlechatとは、Google社が提供するコミュニケーションコミュニケーション用のアプリケーションであり、ブラウザもしくは専用アプリで使用できます。ダイレクトメッセージやグループチャットの機能を用いたリアルタイムのやり取りが可能であるため、社内のコミュニケーションの場として使われています。


Googlechatbotとは

Googlechat上で利用できる「bot(ボット)」のことです。「bot(ボット)」とは、ロボットが語源の言葉であり、一定のタスクや処理を自動化してくれるプログラムを指します。Googlechat上では、リマインド機能やGoogleDriveの更新通知を受け取れる機能など、主にGoogleWorkspaceの機能と連携して自動化を行なってくれます。


▼詳しくはこちらの記事で説明していますので、ご覧ください。

  いまさら聞けない… 【Google Chat bot】について! このページではGoogle Chat botを作成するために 必要な手順がわかりやすく記載されています。 業務自動化チャットボットPEP(ペップ)




スプレッドシートとチャットボットを連携しよう


メリット

①普段使っているGooglechatの画面から質問できる

Googlechatにチャットボットを連携すると、普段社内コミュニケーションツールとして使っている画面から、直接チャットボットに質問できるため情報をそこで得られるというのが大きなメリットの一つです。Googlechat上から直接問い合わせられることで、チャットボット自体の使用率向上も見込めます。


②毎回情報を探す手間が省ける

Googlechat上で共同作業を進めている時などに、スプレットシートの情報を探したいと思っても毎回開くのは手間がかかると思います。チャットボット上で連携していれば、そのまま情報を得られるため、利便性の向上に繋がります。


③何の情報を探しているか可視化できる

チャットボットには、寄せられた問い合わせを蓄積できる機能があり、社内でどんなことが多く質問されているかを測ることができます。問い合わせが多い質問に対して対応を行うことで、社会の業務改善に繋がります。



連携事例

①スプレットシートの内容をチャットボットを通じて返答させる

スプレットシートは、表計算ソフトとして業務の中で様々な使われ方をしています。例えば、マニュアル自体をスプレットシートに作っていたり、顧客や従業員の情報一覧を作っていたりという使われ方です。

「スプレットシート上にマニュアルを作っている場合」を例に挙げると、チャットボットを導入することによって、その情報をわざわざマニュアルを開くことなく利用画面上で解決できることに加え、マニュアル内から必要な情報を探す手間も省くことができます。


②チャットボットに入力された内容をスプレットシートに保存する

①の例とは逆にチャットボットに入力された情報をスプレットシート上に記録することもできます。チャットボットに対するお問い合わせを記録し対するお問い合わせを記録し可視化することができるほか、顧客情報を直接スプレットシートに入力するのではなくチャットボットを通じて入力を代替してもらうことが可能です。



google chat連携可能なAIチャットボットならPEP

Googlechatでも、チャットボットを活用できます。チャットボットの導入で、入力作業や情報検索の手間を省略できる、出先で入力や確認作業を行えるといったメリットがあり、社内の使用ハードルを下げ、利用率の向上につなげることが可能です。


中でも、Googlechatとチャットボットを連携して使ってみたい方におすすめなのがPEP。多くの会社で発生している質問はAIが学習しているため、覚えさせる手間なく使用できます。

また、Googlechatやそれ以外の外部ツールとの連携も簡単に行うことができ、業務自動化を実現します。



「PEP」の特徴① 誰でも簡単にシナリオ作成が可能

シナリオの構成にプログラミングの知識を必要とせず、誰でも簡単に操作可能です。
チャットボットの作成は画面上に用意されているパーツをドラッグ&ドロップで組み合わせるだけなので、手間をかけずにチャットボットをつくることができます。



「PEP」の特徴② 導入後の充実したサポート

PEPでは単にツールを導入するだけでなく、業務効率化、業務上の課題解決に向け、立ち上げ~運用を丁寧にサポートします。
たとえば、立ち上げ時は必ずキックオフミーティングを実施し、課題感のすり合わせを行います。
またお持ちのQ&Aをいただければ最適なシナリオ構成などをご提案し、初期作成支援も実施いたします。

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