Excelは自動化できる？ 

ExcelはMicrosoft社が提供しているツールで、主に数値データの集計・分析に使われています。しかし、そのデータの集計作業にはコピーアンドペーストや入力業務など単純作業が発生してしまいます。その作業をExcelで自動化することで、毎回の作業する手間を解消できるのです。ここでは、Excel自動化のメリットや方法など、普段の業務の効率化に役立つ知識をご紹介していきます。

普段使っているExcelを自動化するメリット・デメリット

《メリット1：業務効率化》

Excel自動化の最大のメリットは、作業効率があげられることです。ルーティン業務や単純作業は、簡単ではあるものの人の手で行うのは、時間がかかり、ミスも発生しやすい業務です。しかし、自動化すれば誰もが同じ時間でミスなく業務を行えます。

《メリット2：負担軽減》

時間的な負担はもちろん、ミスをしないようにという心理的な負担を軽減でき、他の必要な業務に時間を充てることができます。

《デメリット1：外部環境に影響を受ける》

Excelは、バージョンアップされることがあり、その影響で自動化プログラムが使えなくなってしまうこともあります。その際、プログラムを書き直さなければならないということを理解しておく必要があるでしょう。

《デメリット2：自動化までの作業負担が大きい》

Excelの自動化には、経験や勉強が必要です。業務を行う全ての人が使いやすい自動化ツールを作らなければ、作業効率がかえって下がることもあります。そのため、自動化までの負担が大きく、また自動化後も使い方の周知が必要です。

【レベル別】Excelを自動化には4つの選択肢

ここからは実際にエクセルを自動化する方法について、お伝えします。Excel自動化には4つの選択肢があるので、レベル別に分けてご紹介します。

マクロを使う方法 難易度：★☆☆

1つ目は、マクロを使う方法です。この方法であれば、プログラミングの知識がなくても自動化することができます。マクロとは、Excel上の複数の操作を記録し、再現する機能のことです。マクロの機能は、「開発タブ」から利用できますが、デフォルトでは開発タブが表示されていないため、windowsは「ファイルタブ」＞「オプション」、macは「メニュー」＞「環境設定」＞「表示」＞「リボンに表示」グループの「開発者タブ」にチェックで表示させます。

①「開発」＞「マクロの記録」から、マクロを記録する。

②自動化したい動作を実際に行う。

Excel上でやった全ての動作が記録されるため、ミスやセルの選択に気をつけましょう。この動作を記録し保存することで、Excel上で使うことができるようになります。

③「開発」＞「マクロ」＞実行するマクロをクリック＞「実行」で、記録したマクロを実行する。

④Excel上でマクロを有効にする。

「ファイル」タブ＞「情報」＞「コンテンツの有効化」＞「このセッションのコンテンツを有効にする」を選択

実行ボタン等を追加して、より使いやすい形にもできます。プログラミングを使うなどの専門的知識がいらないため、Excel自動化の難易度としては低めですが、複雑な操作を指定するのが難しく、さらに複雑な自動化を行いたい場合には、次でご紹介するVBAを使う必要があります。

VBAを使う方法 難易度：★★☆

まずVBAとは「Visual for Application」の略で、Microsoft社が提供しているプログラミング言語のことです。「開発」＞「Visual Basic」で利用できます。

①「開発」＞「Visual Basic」で開始

②メニューから「挿入」＞「標準モジュール」をクリックすると、Module1が自動生成される。ここにコードを入力していく。

コードで命令文を記述することで、特定の条件を満たす場合に自動化できたり、繰り返し処理を実行できたりします。マクロの記録も、VBAが用いられているので、マクロの記録後、そのマクロをコードとして確認することも可能です。

Pythonを使う方法 難易度：★★★

Pythonとは、プログラミング言語の一つで、無料で誰でも使うことができる言語です。Pythonを活用してExcelを自動化するというのは、PythonでExcelのデータを読み込み処理して、Excelファイルとして出力するという形です。PythonでExcelを操作すると、他のアプリケーションとも連携できるため、Excelの使い方も広がります。

ここでは、Excelの自動化に使えるPythonのライブラリをご紹介していきます。まず、そもそもライブラリとは何かというと、様々な機能を持つ関数やクラスを集めて、パッケージ化したもののことを指します。何行ものコードをわざわざ書くことなく、必要なライブラリを使うだけで複雑な処理や操作ができるというメリットがあり、ライブラリのほとんどがインターネット上に公開されていて誰でも使うことができるものです。

ここからは、3つのライブラリをご紹介します。Pythonを使って自動化を進める際に役立ててください。

1. openpyxl

Excel操作でもっともメジャーなライブラリで、処理が高速で、ネット上の情報がたくさんあるという特徴を持っています。これは、Excelの計算の処理スピードをあげたい時に利用するものです。また、メジャーであるがゆえにネット上で日本語の情報を簡単に手に入れることが可能です。

▼openpyxlについて、詳しくはこちら

pythonへのインストールは、コマンドプロンプトを起動し＜pip install openpyxl＞を入力し、エンターで完了します。

2. pandas

pandasは、データ分析用のライブラリですが、Excelを操作することも可能です。しかし、難易度が高いため、使いこなすにはデータ分析に習熟している必要があります。

▼pandasのインストールはこちら

3. xlwings

xliwingsは、Pythonから直接Excelを操作するライブラリです。そのため、Excelのマクロを実行できるという特徴があります。

▼xlwingsのインストールはこちら

pythonへのインストールは、コマンドプロンプトを起動し＜pip install xlwings＞を入力し、エンターで完了します。

RPAを使う方法 難易度：☆☆☆

RPAとは、ロボットによる業務自動化のことです。PC上で行う業務を自動化するものであり、PCやソフトウェア上で動くソフトウェアの総称です。システムの管理や、データ登録、ウェブ上での情報収集等を行うことができます。

RPAは、上記で挙げてきた自動化のほか、他ツールとの連携や複雑な操作の自動化も行えます。自社でのExcel自動化が難しい場合には検討してみましょう。

業務自動化の第一歩を踏み出すならAIチャットボットのPEP

これまで挙げたExcelの自動化は、日々の業務をより効率化してくれるものです。しかし、Excelにまとめたデータを『探す』という目的で、自動化を進めたいとお考えでしたら、チャットボットがおすすめです。さまざまな使い方ができ、工数を取られがちな社内の問い合わせ対応も代行可能です。PEPは、のチャットボットを誰でも簡単に作成できる機能や、答えられなかった問い合わせを一覧にしメンテナンスできる機能があります。

PEPの特徴① 様々なチャットツールとの連携が可能

LINE WORKSやSlack、Teamsなどの社内コミュニケーションツールとの連携ができます。各種ツールと連携することで、さらなる業務効率化を実現できます。

たとえば、エクセルで作成された資料や社員情報などをチャットボットで簡単に検索することで、あらゆる情報を探す手間を省くことが可能です。

PEPの特徴② 誰でも簡単にシナリオ作成が可能

シナリオの構成にプログラミングの知識を必要とせず、誰でも簡単に操作可能です。チャットボットの作成は画面上に用意されているパーツをドラッグ＆ドロップで組み合わせるだけなので、手間をかけずにチャットボットをつくることができます。