PEP

会話科学で働き方改革を一歩前へ
チャットボット型業務改善ツール

03-6277-5463[受付時間]平日9:00-18:00

コラム

【職種別】チャットボット導入のメリット~営業事務・情シス・総務・人事~

社内向けチャットボットを活用して得られるメリット

定型業務や情報を検索する時間が短縮されると、人は人でしかできない生産性の高い業務に注力できるようになります。結果として、残業代の削減や現場の働き方改革につながり、良質な社内環境づくりに貢献します。

さらに、チャットボットへどのような問い合わせがあったかの「会話データ」を分析すると、たとえば「意外とこういったことで社員が悩んでいるんだな」「こういったことへの理解が足りないんだな」といった、組織内の課題を発見することもできます。

問い合わせ応対での利用シーン

チャットボットが活用いただけるシーンを問い合わせの対象となる職種別でご紹介いたします。

対営業事務

営業事務は日々外出先やパートナー先にいる営業担当から、ひっきりなしに問い合わせがくる職種です。

「契約書のありかは?」「過去の提案書は?」「見積書のフォーマットはどこ?」など、多くの現場で毎日のように問い合わせ応対が繰り返されています。

そういった営業事務への問い合わせ応対にチャットボットを挟めば、「自分で調べればわかるのに…」というお問い合わせを減らすことができます。

たとえば、営業担当から下記のような問い合わせがきませんか。

「商品Aの詳細な情報がほしい」
テキストにて詳細情報を表示させます。また、画像や動画を差し込むことも可能です。


web版のチャットボット画面

「商品Aの概要資料がほしい」
資料を保存しているページに誘導します。

web版のチャットボット画面

「取引先にすぐ連絡したい」
名刺管理ツールとAPI連携をすることで、チャット上で社名、人名から名刺情報を取得します。

web版のチャットボット画面

対情報システム

情報システム部は、システムの運用・構築・保守だけでなく、社内で利用しているシステムのヘルプデスクやトラブルに関する問い合わせを受けている部署です。「エラーが出たのですがどうすればいいですか?」といった漠然とした問い合わせに対し、ヒアリングして状況を把握し、時には解決策を調べて回答するため、問い合わせ応対するのに工数がかかります。

そこでチャットボットを利用すると、どのようなトラブルが起こっているのかを選択肢を選ばせて把握し、適切な解決方法を提示することができます。そこで自己解決ができなくても、状況をヒアリングした状態で担当に代わるため、一次応対を減らすことができます。また、基本的な操作方法を案内することができるため、ヘルプデスクの問い合わせに回答する手間も抑えられます。

たとえば、

「パソコンが動かない」
よくある原因をすぐに提示して自己解決を促します。それでも解決しない場合は問い合わせページへ誘導するか、フォームを出すことができます。

MicrosoftTeamsのチャットボット画面

「システムの使い方がわからない」
どのシステムについての問い合わせかをヒアリングし、画像や動画を表示させて回答することもできます。

「パソコンがウイルスに感染した」
緊急対応が必要な問い合わせは、下記のようなフォームから連絡できます。また有人チャットに切り替えることも可能です。

MicrosoftTeamsのチャットボット画面

対総務人事

「社内のことで困ったらまず総務人事に訊く」という方は多いのではないでしょうか。全社員から「評価制度についてはどこを見ればいい?」「この備品がなくなっていたがどうすればいい?」といった幅広い問い合わせを受けています。また、総務人事の担当外の質問も来ることが多く、該当部署を案内する手間もかかっています。

チャットボットを活用すると、総務人事の多岐に渡る問い合わせ内容を分類し、該当担当を探す手間を減らすことができます。また、こちらで対応できない問い合わせ内容は別の部署に連絡するよう案内できます。

たとえば、下記の問い合わせをよく受けていませんか。

「振替休日をとりたい」
チャットボットだと、取得の条件を先に記し、申請フォームに誘導します。

Slackのチャットボット画面

「結婚しました。どんな手続きが必要ですか?」
結婚届の提出や住所変更、結婚休暇など、関連した手続きを選択肢を提示して案内します。

Slackのチャットボット画面

「蛍光灯が切れました、どこにいえばいいですか」
こちらも休暇申請と同じく申請フォームへ誘導します。他部門の管轄になるものをあらかじめ伝えておくと、問い合わせに応じた部門の案内を減らすことができます。

Slackのチャットボット画面

最後に

今回は、営業事務・情シス・総務・人事の活用イメージに加え、組織改善でもご利用いただけることをご紹介しました。他にも労務、経理、営業人員の研修など、「この部署やこの内容だとどう使えるの?」という疑問がありましたら、ぜひお問い合わせください。

PEPについてのお問い合わせはこちら
https://pep.work/inquery/

SNSで記事をシェアする

前の投稿 3分で分かる! … スタッフ紹介(田… 次の投稿
ページ上部へ戻る